De l'intérêt de faire enregistrer les actes sous seing privé

Les actes soumis à enregistrement de façon facultative et présentés volontairement à la formalité produisent les mêmes effets bénéfiques que ceux enregistrés à titre obligatoire. Description à l'intention des rédacteurs d'actes sous seing privé.

soit l'acte n'appartient pas à ceux soumis à une quelconque formalité de publicité : il est opposable aux tiers du seul fait de son établissement et peut être prouvé par tout moyen à l'égard de l'administration.

Par conséquent, si l'enregistrement permet incontestablement de rendre un acte opposable à l'administration, la réciproque n'est pas vraie : l'administration ne saurait écarter un acte sous le seul prétexte que la formalité administrative n'a pas été exécutée (M. Cozian préc. n° 35).

Cette conclusion doit toutefois être nuancée pour les actes dont les effets fiscaux sont expressément subordonnés par la loi à l'enregistrement : pour la liquidation des droits de mutation à titre gratuit, les parties doivent tenir compte des donations antérieures à l'exception de celles enregistrées depuis plus de six ans (CGI art. 784) ; pour bénéficier des exonérations partielles de droits de mutation à titre gratuit sur les transmissions d'entreprise, les parties doivent avoir signé un engagement collectif de conservation (« engagement Dutreil ») et l'avoir fait enregistrer avant la date de la donation ou du décès (CGI art. 787 B, b) ; en matière de débits de boissons, conclure le bail des locaux par acte authentique  donc enregistré  permet d'officialiser vis-à-vis de l'administration la dissociation entre la propriété et la jouissance du local, et partant entre le propriétaire des murs et le propriétaire du fonds de commerce débiteur des contributions sur le débit de boissons (CGI art. 504). Pour ces actes, l'administration est fondée à se prévaloir de l'inopposabilité à son égard de l'acte qui n'a pas été enregistré.

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Les règles de preuve valent tant en ce qui concerne la teneur de l'acte que sa date. Il n'y a pas lieu de distinguer en la matière (en ce sens, M. Cozian préc. n° 26). La doctrine de l'administration va en ce sens en considérant que la date des actes présentés à la formalité fait foi à son égard. Ce n'est que dans les rapports entre personnes privées que l'enregistrement produit un effet particulier sur la date.

Dans les rapports entre personnes privées

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L'effet principal de l'enregistrement en droit civil est de conférer date certaine à l'égard des tiers aux actes sous seing privé et documents enregistrés (C. civ. art. 1328). Toutefois, il y a lieu de distinguer.

Entre les parties, l'acte fait foi de sa date par lui-même jusqu'à preuve contraire : tant que la fausseté de la date n'est pas démontrée, celle-ci est présumée exacte et chaque partie peut s'en prévaloir à l'encontre de son cocontractant.

A l'égard des tiers en revanche, la certitude de la date requiert une preuve plus solide afin de s'assurer que l'acte n'a pas été antidaté en fraude de leurs droits. La date de l'acte ne sera donc opposable aux tiers que si elle est certaine (F. Terré : Introduction générale au droit Dalloz 1991 n° 535).

Dans ce schéma, l'administration n'est pas considérée comme un tiers au sens de l'article 1328 du Code civil. Seuls ont cette qualité les ayants cause à titre particulier des parties, c'est-à-dire ceux qui sont titulaires d'un droit propre et concurrent (M. Cozian, L'opposabilité à l'administration fiscale des actes sous seing privé : RJF 11/1994 p. 661 n° 26). Pour cette raison, l'administration ne peut se retrancher derrière le défaut de date certaine pour considérer que l'acte lui est inopposable.

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Une fois l'acte sous seing privé enregistré, sa date devient certaine à la date de sa présentation à la formalité. Il subsistera donc toujours une différence de traitement entre l'acte authentique, dont la date est certaine dès sa signature par l'officier public, et l'acte sous seing privé enregistré dont l'ancienneté n'est prouvée qu'à compter de son enregistrement.

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L'effet probatoire de l'enregistrement d'un acte est limité à sa date : elle seule est certifiée par l'administration lors de la réalisation de la formalité. L'administration n'est bien entendu pas en mesure de certifier comme exactes les stipulations de l'acte ou les faits qui y sont relatés. Par suite, dans les rapports entre personnes privées, l'enregistrement d'un acte ne constitue pas une preuve de son contenu. Celui-ci devra être établi en respectant les règles de droit commun. Dans ce cadre, l'enregistrement peut avoir la valeur de présomption (D. adm. 7 A-13 n° 12).

3. Effet de publicité

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Même si la publicité que réalise l'enregistrement n'est pas en soi un objectif, elle n'en demeure pas moins de facto l'un des effets non négligeables de la formalité et peut présenter un intérêt pour les administrés.

Comme toutes les archives publiques, les registres de l'enregistrement peuvent être librement communiqués à tout intéressé (C. patrimoine art. L 213-1). Cependant, lorsque le document demandé figure dans un registre clos depuis moins de 50 ans, le droit de communication des registres est strictement encadré de la façon suivante.

a. Personnes admises à obtenir communication des registres

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En premier lieu, le secret professionnel ne peut être opposé par les agents de l'administration aux parties contractantes ni à leurs ayants cause (a contrario, LPF art. L 106). Ces personnes n'ont besoin d'aucune autorisation particulière pour obtenir communication des actes les concernant.

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De la même manière, les agents de l'administration doivent également délivrer sans requérir d'autorisation des extraits de leurs registres aux personnes désignées dans les déclarations enregistrées (LPF art. L 107). Cette disposition bénéficie par exemple aux héritiers visés dans une déclaration de succession qui aurait été déposée par un seul cohéritier, ou au donateur visé dans une déclaration de don manuel. Ceci se justifie aisément par le fait que l'intéressé est la plupart du temps solidaire du paiement des droits.

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Peuvent aussi se faire délivrer des extraits des registres de l'enregistrement, pour les besoins de recherches généalogiques et sans autorisation, le notaire chargé du règlement d'une succession ou les personnes agissant à sa demande (LPF art. L 106).

Si cette périphrase vise avant tout les généalogistes, elle n'exclut pas d'autres personnes : confrère du notaire résidant sur le lieu de l'enregistrement, avocat chargé de cette recherche par le notaire, etc. En revanche, cette disposition ne semble pas pouvoir profiter à un avocat ou à une banque qui serait chargé par les héritiers du règlement d'une succession exclusivement mobilière, dans la mesure où ces professionnels n'agiraient pas à la demande d'un notaire.

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Depuis la loi 2004-809 du 13 août 2004, la propriété des biens sans maître échoit à la commune et non plus à l'Etat. Le droit de communication des registres a donc été étendu aux maires pour leur permettre de vérifier qu'un bien que la commune souhaite s'approprier au titre des biens sans maître ne provient pas d'une succession en déshérence ou d'une succession vacante.

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Enfin, toute autre personne munie d'une ordonnance du juge peut avoir accès aux registres de l'enregistrement (LPF art. L 106), ce qui suppose en pratique de pouvoir faire état d'un motif légitime (CA Versailles 3-11-2000 n° 00-2635).

b. Procédure

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L'article L 106 du LPF est muet sur les modalités concrètes de mise en oeuvre du droit de communication. Il est conseillé de présenter sa requête par écrit, ce qui permettra en outre de fournir les informations indispensables au traitement de la demande.

Le requérant doit en effet établir qu'il remplit les conditions posées par l'article L 106 du LPF. En premier lieu, il lui faut prouver sa qualité, justifiant ainsi son droit d'accès aux registres.

Par ailleurs, pour permettre à l'administration de retrouver l'acte ou le document recherché, le demandeur doit d'une part s'adresser au service territorialement compétent qui a enregistré l'acte et d'autre part indiquer au minimum la date de l'enregistrement ou mieux les références complètes de la formalité.

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Si la demande est accueillie favorablement, l'agent de l'administration est habilité à photocopier la portion de registre correspondant à l'acte sollicité.

Lorsque le document enregistré était un acte sous seing privé, l'article L 106 étend le droit de communication au double de cet acte conservé par l'administration. Une copie ou un extrait de ce double pourra ainsi être effectué par l'administration et remis au requérant.

De façon plus générale, il y a lieu de penser que le droit de communication porte sur toutes les informations et tous les documents inclus dans les registres de l'administration de l'enregistrement : déclarations des mutations verbales, bordereaux de dépôt des actes authentiques, relevés des actes des rédacteurs d'actes sous seing privé, etc. Ainsi, outre une fonction de publicité, l'enregistrement peut également jouer un rôle de conservation des actes qui en ont fait l'objet.

© 2011 Editions Francis Lefebvre - Muriel SUQUET-COZIC